Att starta företag är ofta förknippat med kalkyler kring lokal, utrustning, varuinköp och kanske en första marknadsföringsbudget. Det är de uppenbara kostnaderna. Men ganska snart brukar en rad mindre uppenbara utgifter dyka upp, och tillsammans kan de bli betydligt större än man först räknat med.
För den som befinner sig i början av bolagsresan är det därför klokt att inte bara fråga vad som krävs för att öppna dörrarna, utan också vad det faktiskt kostar att hålla verksamheten rullande under de första månaderna. Här är sju kostnader som är lätta att underskatta men ack så viktiga att ha koll på.
1. Själva företagsstarten
Det första många tänker på är kostnaden för att registrera företaget. Men beroende på vilken bolagsform du väljer kan starten innehålla flera kostnader och dessutom ta en del tid. Den som vill starta aktiebolag kan antingen bilda bolaget själv eller köpa ett lagerbolag. Det innebär att man tar över ett redan registrerat aktiebolag och kan komma igång snabbare med verksamheten.
Det viktiga är att räkna på hela startkostnaden och inte bara registreringsavgiften. Det kan tillkomma kostnader för exempelvis banktjänster, bolagshandlingar, rådgivning och olika administrativa tjänster. Aktuella registreringsavgifter för olika företagsformer finns hos Verksamt.
En del av dessa kostnader är små var för sig men de kommer ofta samtidigt, precis när företagets intäkter fortfarande är begränsade.
2. Bokföring och administration
Bokföringen är ett klassiskt exempel på något som lätt kan underskattas. Många börjar med tanken att sköta allt själva för att hålla nere kostnaderna. Det kan fungera bra, men även då behövs ofta ett bokföringsprogram, faktureringssystem eller andra digitala tjänster.
När verksamheten växer kan det dessutom bli både enklare och mer ekonomiskt att ta hjälp av en redovisningskonsult. Den faktiska kostnaden är då inte bara konsultens arvode. Alternativet, att göra allt själv, kostar också i form av arbetstid.
En timme som läggs på administration är en timme som inte kan användas till försäljning, produktutveckling eller kundarbete. Som företagare behöver man därför börja betrakta sin egen tid som en kostnad, även om den inte syns som en faktura i bokföringen.
3. Bank, betalningar och försäkringar
Ett privat bankkonto kostar ofta väldigt lite. Företagstjänster fungerar annorlunda. Företagskonto, bankgiro, kort, betalningslösningar och olika transaktionsavgifter kan tillsammans bli en återkommande kostnad.
Säljer du på nätet kan det dessutom tillkomma avgifter för varje betalning. Vid små marginaler kan några procent hit eller dit göra större skillnad än man tror.
Försäkringar är ytterligare en post som är lätt att skjuta på framtiden. Vilka försäkringar som behövs beror förstås på verksamheten, men ansvarsförsäkring, egendomsförsäkring och andra företagsspecifika skydd kan vara viktiga redan från början.
Det är sällan den roligaste delen av företagsbudgeten, men en enda oväntad händelse kan bli betydligt dyrare än premien.
4. Alla digitala abonnemang
I många moderna företag behövs knappt någon fysisk utrustning för att komma igång. I stället kommer kostnaderna som abonnemang.
Webbhotell, domännamn, e-post, molnlagring, bokföringssystem, designverktyg, projekthantering, videomöten, AI-tjänster och andra program kan var för sig kännas billiga. Problemet uppstår när företaget betalar för tio eller femton sådana tjänster samtidigt.
Det är därför en bra vana att några gånger om året gå igenom samtliga abonnemang. Tjänster som kostar några hundralappar i månaden men sällan används blir snabbt tusenlappar på årsbasis.
5. Att faktiskt få kunder
Det är lätt att göra en budget som utgår från att kunderna kommer. Betydligt svårare är att räkna på vad det kostar att få dem att göra det.
En ny verksamhet behöver vanligtvis lägga tid eller pengar på försäljning och marknadsföring. Det kan handla om annonser, innehåll, mässor, nätverkande, telefonförsäljning eller helt enkelt många arbetstimmar där man kontaktar potentiella kunder.
Även marknadsföring som är gratis i kronor kostar alltså tid.
Det är därför bra att redan från början försöka få en uppfattning om företagets kostnad för att skaffa en ny kund. Om en kund i genomsnitt ger 2 000 kronor i intäkt men kräver 1 500 kronor i marknadsföring och säljarbete ser kalkylen plötsligt helt annorlunda ut.
6. Din egen lön kostar mer än lönen
Många som startar eget räknar försiktigt och tänker att de kan hålla sin privata lön låg i början. Men på längre sikt behöver företaget kunna bära även ägarens kostnader.
Det handlar inte bara om beloppet som kommer in på bankkontot varje månad. För ett aktiebolag behöver man också ta hänsyn till exempelvis arbetsgivaravgifter och andra kostnader kring lön. Som företagare behöver du dessutom själv tänka mer aktivt på sådant som pension, försäkringar och ekonomiska marginaler.
Gränsen mellan privatekonomi och företagsekonomi blir därför särskilt viktig. Här på Finansfeed har vi tidigare bland annat skrivit om bolån som företagare vilket är ett bra exempel på hur företagarens ekonomi kan påverka även beslut långt utanför själva verksamheten.
7. Kostnaden för att pengarna kommer för sent
Det sista problemet är egentligen inte alltid en kostnad i traditionell mening. Det handlar om likviditet.
Du kan ha ett lönsamt företag på papperet och ändå få problem om kunderna betalar långt efter att företagets egna räkningar ska betalas. Varor kanske måste köpas idag medan kunden betalar om 30 eller 60 dagar.
Därför behöver ett nytt företag nästan alltid någon form av ekonomisk buffert. Verksamt har en bra guide om att göra budget för företaget, där både resultatbudget och likviditetsbudget tas upp. En resultatbudget visar om verksamheten förväntas bli lönsam, medan likviditetsbudgeten hjälper dig se om pengarna faktiskt räcker när räkningarna ska betalas.
Behovet av kapital kan förstås se väldigt olika ut mellan olika verksamheter och det kan vara klokt att se på olika möjligheter kring företagsfinansiering för att komma fram till vad som kommer att passa bäst för ditt projekt.
Små kostnader blir snabbt stora
Det är sällan en enda oväntad kostnad som gör en företagsstart dyr. Problemet är snarare summan av allt som inte fanns med i den första kalkylen. Några programabonnemang, bankavgifter, försäkring, bokföring och ett större behov av marknadsföring än planerat kan tillsammans äta upp en stor del av marginalen.
En realistisk budget bör därför innehålla lite luft. Räkna inte bara på vad verksamheten kostar om allt går enligt plan. Räkna också på vad som händer om försäljningen tar några månader längre tid att komma igång, en större kund betalar sent eller marknadsföringen kostar mer än väntat.
Det gör kanske startbudgeten mindre optimistisk. Men det gör också chansen betydligt större att företaget klarar den period då verksamheten fortfarande håller på att hitta sina kunder och sina intäkter.
